نکاتی کلیدی برای سفرهای کاری
سفر یک مفهوم کلی در دنیای گردشگری است که به معنای ترک محل زندگی و رفتن به محلی دیگر برای مدتی معین است. شیوه‌ها و سبک‌های مختلفی از سفر وجود دارد و هر فرد متناسب با سلیقه و علاقه‌ای که دارد یک سبک سفر را به عنوان ایده‌آل خود انتخاب میکند. هر سبک سفر مزایا و معایب مخصوص به خود را دارد و نیازمند شرایطی است که باید در زمان برنامه‌ریزی سفر به آن توجه کرد.
یکی از انواع سفر، سفرهای کاری است. سفر کاری شاید یکی از بهترین انواع سفر باشد، چرا که تمام مراحل آن برای شما از پیش برنامه‌ریزی شده است و شما تنها باید دستورات و وظایفی که به شما داده شده است را انجام دهید و هیچ نگرانی بابت رزرو بلیط، رزرو هتل و اقامتگاه، وسیله رفت و آمد و… نخواهید داشت. اگر چه که این احتمال وجود دارد که شرکت یا کارفرمای شما تفریح و یا بازدیدی برای شما ترتیب داده باشد ولی معمولا این سفرها با هدفی معین همراه هستند و زمانی برای تفریح و خوشگذرانی ندارند.
معمولا سفرهای کاری با اهدافی مانند بازدید از یک مجموعه، گذراندن یک دوره، ملاقات با فرد یا سازمانی خاص، شرکت در همایش و کنفرانس، سرکشی و بازدید از یک شعبه و… انجام می‌شود و شما باید در طول سفر و یا پس از اتمام سفر گزارشی در مورد مراحل سفر و نحوه انجام مراحل گوناگون آن ارائه کنید.
نکات ضروری پیش از سفر
پیش از شروع هر سفر انجام برخی نکات ضروری و الزامی است. تفاوتی نمی‌کند چه سبک سفری در پیش داشته باشید و یا سفر شما یک سفر یک روزه در اطراف تهران باشد یا سفری چند هفته‌ای به استان سیستان و بلوچستان به هر حال باید این نکات را پیش از شروع سفر بررسی کنید تا در طول سفر به مشکلی بر نخورید.
- بستن کوله پشتی و یا نحوه چیدمان وسایل در چمدان جز مهم‌ترین و البته زمانبرترین و پیچیده‌ترین مراحل پیش از سفر است. اما با کمی دقت، صرف وقت و استفاده از چک لیست‌های لوازم ضروری سفر می‌توان این مرحله را به بخشی راحت و لذت بخش تبدیل کرد. بهتر است متناسب با نوع سفری که در پیش دارید نسبت به جمع آوری وسایل سفر اقدام کنید.
- اگر اقامت در هتل دارید مسلما به بخش زیادی از وسایل نیازی نخواهید. گاه هدف و نوع سفر، شما را مجاب میکند تا بجای استفاده از چمدان از یک کوله پشتی استفاده کنید و گاه استفاده از وسیله نقلیه شحصی توجیح بیشتری در مقایسه با گزینه‌هایی مانند هواپیما یا قطار دارد. حتی گاه سفر شما نیازمند اقامت در هتل است و باید متناسب با آن چمدان خود را پر کنید ولی اگر سفر شما به قصد دید و بازدید از اقوام و آشنایان است بخشی از فضای چمدان شما را سوغاتی و هدایا قرار دهید.
- هدف سفر و مدت زمانی که در سفر هستید به شما خواهد گفت که از چه وسیله‌ای و با چه امکانات و ویژگی‌هایی برای حمل وسایلتان باید استفاده کنید. حتی اگر محدودیی در حمل وسیله و تعداد چمدان نداشته باشید باید نوع و تعداد چمدان را متناسب انتخاب کنید. به عنوان مثال برای یک سفر کوتاه مدت چمدان‌های کوچک گزینه‌های بهتری هستند. این چمدان‌ها معمولا طراحی با ۲ چرخ و یک ضامن دارند که حمل آنها را بسیار راحت خواهد کرد. در مقابل اگر سفر شما سفری طولانی مدت است و یا سفری تفریحی است که نیازمند به همراه داشتن وسایل بیشتری است پس حتما از یک چمدان بزرگتر استفاده کنید که طراحی آنها ۴ چرخ دارد که به حفظ تعادل چمدان و همچنینی حمل راحت آنها کمک میکند.
- اگر قصد خرید یک چمدان مناسب برای سفر خود را دارید حتما به یاد داشته باشید که مهم‌ترین فضای یک چمدان را فضای اصلی داخلی چمدان تشکیل می‌دهد و جیب‌ها و زیپ‌های بیرونی تنها برای زیبایی و کاربردهای غیر ضروری هستند. این بخش‌ها به علت آنکه دسترسی راحت دارند و معمولا فاقد قفل هستند برای سارقین بسیار در دسترس هستند در نتیجه امنیت بالایی برای قرار دادن وسایل ندارند.
پس به یاد داشته باشید در زمان خرید چمدان یک چمدان ساده با فضای داخلی بیشتر انتخاب کنید تا یک چمدان با تعداد زیادی زیب و جیب بلااستفاده که فضای اصلی چمدان برای نگهداری وسایل را کاهش می‌دهند.
- چیدن وسایل در چمدان یا کوله پشتی قوانینی و اصولی دارد. شما نمی‌توانید به هر شیوه‌ای این کار را انجام دهید. به طور مثال عدم رعایت ترتیب چیدمان وسایل در کوله پشتی سبب آسیب‌هایی جدی به اسکلت بدنی و عضلات کمر، پشت و باسن می‌شود که تا مدت‌ها همراه شما خواهد بود. بعلاوه سنگینی زیاد کوله پشتی و عدم رعایت تقسیم بار ممکن است باعث بر هم خوردن تعادل شما در مسیرهای طبیعی شود و جان شما را در یک سفر طبیعت گردی به خطر اندازد.
حتی چیدن وسایل در چمدان نیز بسیار مهم و با اهمیت است. عدم تقسیم صحیح بار در زمان حمل چمدان سبب می‌شود تا تعادل چمدان بر هم خورده شود و این کار حمل آن را به خصوص در چمدان‌های بزرگ و سنگین و یا چمدان‌هایی که دارای ۲ چرخ هستند را مشکل خواهد کرد.
- اگر سفر شما یک سفر چند روزه و یا بلند مدت است حتما پیش از شروع سفر به پزشک مراجعه کنید و از سلامت خود اطمینان کسب کنید. سفر در هر شرایط و زمانی که انجام شود به علت آنکه شما را از روتین همیشگی و متداول زندگی دور میکند، شرایط آب و هوایی متفاوتی برای شما خواهد داشت، در زمان سفر مصرف غذاهای پر کالری، چرب و سنگین افزایش پیدا میکند و سیستم بدنی و روتین خواب به علت جا به جایی و فعالیت‌های متفاوت تغییر خواهد کرد و سبب می‌شود تا سیستم ایمنی بدن ضعیف شود و مقاومت بدن در مقابل بیماری کاهش پیدا کند.
به این ترتیب بهتر است پیش از سفر حتما به پزشک مراجعه کرده و از سلامت بدن اطمینان کسب کنیم تا در زمان سفر از به مشکل جدی بر نخوریم.
- مدارک شناسایی و هر نوع مدرکی که به همراه داریم را در مکانی امن قرار دهیم و از سالم ماندن آنها در طول سفر و جابه جایی وسایل مطمئن شویم. بهتر است مدارک را در یک کیسه پلاستیک و در کیفی جداگانه قرار دهیم تا از خیس شدن و آلوده شدن آنها جلوگیری کنیم. پیش از سفر حتما از تمام مدارکی که به همراه داریم یک اسکن تهیه کنیم و آن را در یک کارت حافظه و یا در فضایی در حساب‌های اینترنتی خود قرار دهیم تا در زمان سفر اگر به نسخه الکترونیکی آنها نیاز شد در دسترس ما قرار داشته باشند.
- اگر سفر ما با خودرو شخصی است حتما پیش از سفر از سلامت خودرو خود مطمئن شویم. چند روز قبل از شروع سفر خودرو خود را به یک تعمیرگاه برده و تمام موارد فنی آن را بررسی کنیم. قفل درها را بررسی کنیم بخصوص درهای عقب که معمولا کودکان در کنار آنها می‌نشینند. بررسی میزان آب و روغن، باد چرخ‌ها، سیستم ترمز، صحت عملکرد کمربند ایمنی، سیستم‌های گرمایشی و سرمایشی، چرخ زاپاس سالم، جعبه کمک‌های اولیه، آب و خوراکی و… باید پیش از شروع سفر حتما بررسی شوند.
نکات و موارد ضروری و تکنیکهای یک سفر کاری
افرادی که شغل آنها به گونه‌ای است که سفر کاری زیاد می‌روند و یا دائما در سفر کاری هستند به خوبی می‌دانند که معمولا سفر در لحظات آخر قطعی می‌شود و زمان زیادی برای بستن چمدان و یا انتخاب وسایل سفر وجود ندارد. در سال ۲۰۱۵ بر اساس آمار سازمان جهانی گردشگری ۱۱ میلیون مسافر یعنی چیزی حدود ۴۰ درصد از کارکنان شرکت‌های مختلف در سراسر دنیا در سفر کاری حضور داشتند.
معمولا سفرهای کاری سفرهایی کوتاه مدت هستند و اغلب یک روزه هستند به همین دلیل است که آماده شدن برای یک سفر کاری، کاری پیچیده است و نیازمند دانستن تکنیکهای سفر کاری است. تکنیک‌هایی که بسیار کمک کننده هستند و شما را در داشتن یک سفر آسوده یاری خواهند کرد.
برنامه ریزی سفر
همانطور که گفتیم سفر کاری معمولا در زمانی کوتاه به شما اطلاع داده می‌شود و شما زمان چندانی برای آماده شدن نخواهید داشت. پس اگر شغل شما بصورتی است که احتمال رفتن به یک سفر را دارد حتما همیشه برای این کار آمادگی داشته باشید. به هرحال باید پیش از اقدام به سفر در مبدا کارهای نیمه تمام خود را به پایان برسانید، قرارهایتان را نهایی کنید و مدارکی که نیاز دارید که در طول سفر به همراه داشته باشید را تهیه کنید. از خرید بلیط و نهایی شدن اقامت خود آگاه شوید، اگر لازم است تا بخشی از کارها را برای زمانی که در سفر هستید به فرد یدیگر بسپارید حتما این موارد را نهایی کنید تا در زمان برگشت با کارهای انجام نشده مواجه نشوید.
فردی از نزدیکان یا همکارانتان را که بتواند در زمان نیاز در نبود شما به حساب‌ها یا لوازم شخصی و مهم شما دسترسی داشته باشد را در جریان سفر خود قرار دهید. این فرد باید حتما در دایره افراد مطمئن و نزدیک به شما قرار داشته باشد.
مدارک ضروری سفر را آماده کنید
یک سفر کاری بدون شک نیازمند به همراه داشتن تعداد زیادی مدارک است. بهتر است هر زمانی که دارید را به تهیه مدارک و مرتب کردن آنها اختصاص دهید. حتی اگر مواردی وجود دارد که باید حتما قبل از یک ملاقات آنها را مطالعه کنید، بهتر است این کار را به زمانی که در هواپیما هستید اختصاص دید و در عوض زمان آماده سازی را برای امور دیگر صرف کنید.
مدارک معمولا در سفر باید در چند نسخه آماده شوند و به همراه شما باشند. توصیه می‌کنیم بجای چند نسخه مدرک کاغذی و به همراه داشتن تعداد زیادی کپی از یک مدرک، نسخه اسکن شده از مدرک را بر روی یک هارد یا یک فلش مموری به همراه داشته باشید و یا آن را در یک حساب اینترنتی خود نگه دارید تا در صورت گم شدن به آن دسترسی داشته باشید و همچنین از به همراه بردن چند ده برگه به همراه خود خودداری کنید. هر زمان که به یک نسخه‌ی کاغذی نیاز پیدا کردید مطمئن باشید که یک پرینتر در هر کجا پیدا خواهید کرد.
لوازم ضروری را همیشه آماده نگه دارید
معمولا افرادی که شغل آنها با سفر کاری گره خورده است برخی از لوازم سفر خود را همیشه به صورت آماده برای سفر نگه می‌دارند. هارد دیسک یا فلش مموری که اطلاعات ضروری به صورت مرتب شده و روزانه در آنها قرار داده می‌شود می‌تواند در جمع آوری اطلاعات پیش از سفر به شما بسیار کمک کند.
یکی دیگر از تکنیکهای سفر کاری که در زمان چیدن چمدان سفر به شما کمک خواهد کرد کیف‌های آماده‌ی کوچکی هستند که وسایل ضروری در آنها قرار گرفته است، مانند کیف لوازم بهداشتی، کیف وسایل کمک‌های اولیه و یا کیف داروهای شخصی شما.
حتما یک نمونه از شارژرهای مسافرتی و یا لوازم ضروری که در قطع و اندازه مسافرتی در بازار هستند برای خود تهیه کنید. شما حتی می‌توانید این لوازم را همیشه در چمدان یا ساک مسافرتی خود قرار دهید و در زمان مناسب از به همراه داشتن آنها مطمئن باشید و زمان کمتری را صرف جمع آوری وسایل کنید.
چمدان مناسب برای سفر کاری
چمدان مناسب برای یک سفر کاری چمدانی است که در ابعاد کوچک قرار داشته باشد تا ریسک اضافه بار نداشته باشد و همچنین در زمان شما برای تحویل و دریافت بار صرفه جویی شود.
معمولا چمدان شما در سفر کاری از مدارک مهمی پر شده است پس حتما از یک نشانگر برای راحت‌تر پیدا کردن آن و کاهش ریسک گم شدن آن استفاده کنید. از چسباندن تگ اطلاعات خود بر روی چمدان خود غافل نشوید.
تقویم کشور مقصد را بررسی کنید
به دلیل آنکه کشورها تاریخ‌های مختلفی برای جشن‌ها و تعطیلات رسمی خود دارند حتما پیش از سفر این مورد را بررسی کنید تا در طول سفر به مشکل تعطیلات عمومی برنخورید. گاهی اوقات بنا به دلایل ضروری از جانب دولت‌ها و مقامات محلی تعطیلات یا محدودیت‌هایی وضع می‌شود که به عنوان فردی که قصد سفر به آن شهر یا کشور را دارید و سفر شما نیازمند استفاده از خدمات و تسهیلات شهری و اداری است بهتراست پیش از سفر حتما این مورد را با طرفی که قصد ملاقات با او را دارید چک کنید تا به مشکل برنخورید.
برنامه‌ریزی زمان سفر
برای آنکه در زمان سفر استرس کار انجام نشده نداشته باشید و به راحتی و با اطمینان خاطر بتوانید به کارها و وظایف محول شده به شما رسیدگی کنید پیش از سفر یا در اولین زمانی که در هنگام سفر به دست می‌آورید حتما یک چک لیست از کارهایی که باید در این مدت انجام دهید تهیه کنید. این کار به شما این امکان را می‌دهد تا در هر زمان که کاری را انجام دادید آن را از فهرست کارها خط بزنید و تنها برای کارها و وظایف باقی مانده خود را آماده کنید. به این ترتیب در زمان سفر ذهنی آسوده‌تر و مرتب‌تر خواهید داشت.
آرامش خود را در زمان سفر حفظ کنید
سفر کاری معمولا با استرس و اضطرای همراه است. این سفری برای انجام یک سری امور اداری و تعدادی ملاقات و بازدید خواهد بود و قرار نیست در این سفر شما به تفریح و وقت گذرانی بپردازید. پس توجه کنید که حجم کارها و مسئولیت‌های واگذار شده به شما می‌تواند سبب بر هم خوردن تمرکز شما در طول سفر شود. برای در کنترل داشتن شرایط و از دست ندادن تمرکز خود بهتر است از انجام کارهای خارج از برنامه و غیر ضروری که وقت و انرژی شما را از بین می‌برد خودداری کنید و تمام تلاش خود را کنید تا در آرامش و به دور از مسائل حاشیه‌ای انجام امور را کنترل کنید.
جت لگ و اختلاف زمانی
یکی از تکنیکهای سفر کاری که در حفظ آرامش شما بسیار کمک کننده است تنظیم ساعت بدن است. سفر به یک کشور خارجی مسلما با تغییرات ساعتی و اختلاف ساعتی همراه است که این امر سبب بر هم خوردن ساعت بیولوژیکی بدن خواهد شد. اصطلاحا شما دچار جت لگ خواهید شد و این امر عملکرد و تمرکز شما را کاهش خواهد داد. توصیه می‌شود مدتی قبل از پرواز و آغاز سفر ساعت خود را با ساعت مقصدتان هماهنگ کنید. ساعات خواب خود را بر اساس شبانه روز مقصد انجام دهید تا در زمان رسیدن به مقصد فشار کمتری به بدن شما وارد شود و بتوانید بهتر به انجام امور بپردازید.
اهمیت پرواز مستقیم
درست است که خرید یک بلیط با چند مقصد مختلف می‌تواند هزینه‌های سفر شما را کاهش دهد این روش با خستگی بسیار زیادی همراه خواهد بود که بی‌شک آن را جزء تکنیکهای سفر کاری که سفری کوتاه مدت با اهداف بسیار است قرار نمی‌دهد.
همانطور که آشکار است سفر کاری مدت زمان کمی دارد و تمام طول سفر شما موظف به انجام فهرستی از امور هستید به همین جهت باید از نظر فیزیکی برای این کار آماده باشید. پس بهتر است حتما از بلیط‌های پرواز مستقیم استفاده کنید حتی اگر این پروازها طول پرواز بیشتری داشته باشند.
پروازهای روز را انتخاب کنید
ساعت بلیط خود را به نحوی انتخاب کنید که در زمان آغاز روز به مقصد خود برسید. اگر زمانی که به مقصد می‌رسید دیر وقت و شب هنگام باشد معمولا برای رسیدن به هتل خود باید هزینه‌ای بیشتر را پرداخت کنید علاوه بر اینکه امکان سرقت و دزدی در زمان تاریکی و خلوتی خیابان‌ها بیشتر خواهد بود.
زمانی که نیمه‌ی روز به مقصد خود برسید می‌توانید نیمه‌ی دیگر روز را استراحت کنید و برای قرار کاری عصرگاهی و یا فردا صبح خود آماده شوید.
استراحت پیش از سفر
اگر مدتی پیش از زمان حرکت به شما تاریخ و ساعت حرکت اطلاع داده شده حتما در زمان باقی مانده تا پرواز قدری کارهای خود را سبک کنید و مقدار بیشتری استراحت کنید تا برای چند روز کار با حجم بالا آماده شوید.
اگر میزانی از کارهای خود را برای زمان پرواز و مدتی که در هواپیما هستید باقی گذاشته‌اید بدانید که این کار می‌تواند با درصدی ریسک همراه باشد چرا که همیشه این احتمال وجود خواهد داشت که پرواز شما با تاخیر همراه باشد.
به فکر پس انداز نباشید
در یک سفر کاری شما باید همیشه سر وقت و خوش قول ظاهر شوید. بنابراین به فکر استفاده از وسایل حمل و نقل عمومی نباشید. تاکسی‌های دربست بهترین گزینه برای رسیدن به قرار کاری هستند. تنها در مواردی که گزینه‌ی دیگری وجود ندارد از خدمات عمومی استفاده کنید.
در زمان استفاده از تاکسی در کشوری دیگر توجه داشته باشید که از خودروهایی بدون علامت تاکسی استفاده نکنید حتی اگر این کار هزینه‌ی کمتری برای شما داشته باشد. معمولا تمام تاکسی‌ها در تمام کشورهای مختلف دارای تاکسی‌متر هستند که این امر می‌توان برای شما این آرامش را داشته باشد که مجبور به پرداخت هزینه‌ی اضافی نیستید. پس از سوار شدن به تاکسی‌هایی که تاکسی‌متر ندارند خودداری کنید.
اقامت نزدیک به محل قرار
برای کاهش استرس به موقع نرسیدن و البته صرفه جویی کردن در میزان هزینه‌ها در محلی هتل خود را بگیرید که به تمام محل‌های قرار شما دسترسی راحت داشته باشد. به این ترتیب نه تنها سر وقت به قرارهای خود خواهید رسید در میزان هزینه‌ها نیز صرفه جویی کرده‌اید.
ساعت زنگ دار
یکی از کابوس‌ها برای یک سفر کاری خواب ماندن و از دست دادن یک ملاقات خواهد بود. حتما شب قبل از روز ملاقات به مسئولین هتل بگوئید که زمان مشخصی برای بیدار کردن شما به اتاق شما مراجعه کنند. اگر چه اتاق‌های هتل معمولا مجهز به ساعت زنگ دار هستند ولی بهتر است از تلفن همراه خود نیز برای بیدار شدن در زمان معین استفاده کنید.
احترام به قوانین محلی
سفر به کشوری دیگر به معنای مواجه با قوانین و آداب و رسوم جدید است، پیش از سفر قدری در این مورد مطالعه کنید. شما قرار است با این کشور قرارداد امضاء کنید یا یک واسط تجاری در میان دو کشور باشید پس بهتر است مواظب رعایت قوانین و یا احترام به شخصیت‌ها باشید.
مراقب شرایط جسمانی خود باشید
شما به عنوان نماینده یک نهاد یا ارگان برای انجام مجموعه‌ای از امور به مقصدی دیگر فرستاده شده‌اید و زمانی محدود برای انجام امور دارید به این ترتیب بهتر است در زمان سفر تغذیه مناسب داشته باشید تا در طول سفر بیمار نشوید. از آنجایی که شما در بیشتر ساعات روز مشغول انجام امور مختلفی هستید بهتر است در زمان بیکاری و استراحت خود از انجام تفریحات شبانه خودداری کنید تا در انجام وظایف خود به مشکل برنخورید.
از نزدیک شدن به شرکا و طرفان قراردادها خودداری کنید
سفر شما یک سفر کاری است، با افرادی که قصد همکاری و یا ملاقات با آنها را دارید رابطه‌ای جدی و حرفه‌ای برقرار کنید. برای وجهه و اعتبار شرکت و حتی شخص شما جایز و مناسب نیست که رابطه‌ای نزدیک با افراد برقرار کنید و بیش از اندازه به آنها نزدیک شوید.
هزینه سفر
توجه داشته باشید که برای تمام هزینه‌ها و خرید‌هایی که انجام می‌دهید، رسید دریافت کنید تا بعد از بازگشت بتوانید برای این هزینه‌ها درخواست پرداخت داشته باشید. قبل از هر چیزی باید سیاست شرکت خود را بررسی کنید تا بدانید که کدام هزینه‌ها را تحت پوشش قرار می‌دهند، اما اغلب هزینه تاکسی یا هزینه حمل و نقل عمومی و غذا را شرکت متحمل می‌شود.
استراحت بعد از برگشت
اختلاف زمانی، حجم کارهای انجام شده در زمان سفر و استرس انجام کارها بدون شک شما را در طول سفر خسته کرده است بهتر است پس از برگشت از سفر حداقل یک روز را به استراحت و جمع آوری دستاوردهای سفر خود اختصاص دهید و سپس به ارائه گزارش به مقامات بپردازید.
دیدگاهتان را بنویسید